Indsigelser fra Rasmus Visby referat ekstraordinært bestyrelsesmøde

Følgende er indsigelser fra Rasmus Visby, fra det referat Hillerød Forsyning har publiceret den 10. marts 2022. Disse indsigelser er tilføjet referatet den 18. marts 2022. Referatet kan finde på Hillerød Forsyning hjemme, og indsigelser tilføjet til allesidst. Side 155 og frem.

Indsigelser fra Rasmus Visby referat ekstraordinært bestyrelsesmøde

Hillerød Forsyning 10. februar 2021. Mødets varighed 19:00-22:20 3 timer og 20 minutter

Punkt 1

18* deltagere der var placeret på anviste pladser, og nævnes her i den rækkefølge de var placeret i lokalet. (*Rettet fra 19 som fejlagtigt oplyst af mig)

Forsyningschef Vand- og Ressourceområdet Peter Underlin
Bestyrelsesmedlem Hanne Thinghuus
Bestyrelsesmedlem Henning Gade
Bestyrelsesmedlem Øzgen YücelB
Bestyrelsesmedlem Peder Bisgaard
Bestyrelsesmedlem Lars Elbrandt
Sekretariatschef Kasper Frydensberg Døssing
Næstformand Jørgen Suhr (Ordstyrer)
Adm. Direktør Lone Byskov
Direktionssekretær Oddny Hammer Smidt
Bestyrelsesmedlem Lars Ole Skovgaard Larsen
Bestyrelsesmedlem Peter Ingemann Bentsen
Bestyrelsesmedlem Ann Tøndering
Bestyrelsesmedlem Rasmus Visby
Forsyningschef Energi & Facility Anders Buchardt Møller-Hansen
Økonomichef Charlotte Vincents Johansen
Advokat Horten Klavs Gravesen
Formand via online Tue Tortzen

Formanden deltog online grundet Corona:

  • Adspurgt direktøren på hvad grundlag der deltog fire medarbejdere, udover referenten, oplyste Lone Byskov at det var praksis.
  • Adspurgt om hjemmelgrundlag med udgangspunkt i forretningsorden og vedtægter oplyste Lone Byskov at det vidste hun ikke.
  • Det havde været rimeligt at formanden eller direktøren som minimum havde redegjort for relevansen for deltagelsen af de fire medarbejdere.
    Samt i bedst fald at lade bestyrelsen i fællesskab godkende deres deltagelse, evt imens de pågældende ventede udenfor mødelokalet.
  • Ingen af de pågældende fire medarbejdere er registreret som direktører hos Erhvervsstyrelsen. Og henviser i øvrigt til pressemeddelelse august 2020 fra Hillerød Forsyning midt på siden:

Topledelsen slankes, med den konsekvens, at affaldsdirektør Peter Maltha er blevet opsagt og fratræder sin stilling. I forbindelse med den efterfølgende reorganisering, er det præciseret, at der i selskabet kun er en direktør og det er den administrerende direktør. Titlerne i topledelsen tilpasses titler som anvendes i flere andre forsyningsvirksomheder.

Stemningen var ikke til at spørge yderligere ind til sagen.

Punkt 2

Ved gennemgang af forretningsorden punkt 3.2 gjorde formanden opmærksom på det problematisk ved punkt 3.2. Trods formanden og direktøren selv havde initieret den nye forretningsorden samt indstillet, at bestyrelsen vedtog det fremlagte forslag til koncernfælles forretningsorden.

• Ved gennemgang af forretningsorden spurgte jeg advokat Klaus Gravesen om formuleringen i punkt 4.12 de facto ikke var en mulighed for formanden for at udøve censur ift. spørgsmål til direktøren. Dette bekræftede advokat Klaus Gravesen

Punkt 3

  • Det blev hurtigt klart ved behandlingen af punkt 3, at der ikke var stemningen for at følge formandens og direktørens indstilling om at bestyrelsen vedtog det fremlagte forslag til koncernfælles forretningsorden.
  • Næstformand Jørgen Suhr fremsatte forslag om at genbehandle og udskyde vedtagelsen af den koncernfælles forretningsord til et fremtidigt bestyrelsesmøde. Dette blev kategorisk afvist af formanden, som meddelte at der skulle vedtages koncernfælles forretningsorden på mødet.
  • Bestyrelsen påbegyndte rettelser og omskrivninger af den af advokatfirmaet Horten udarbejdede forretningsorden. Undervejs indgav flere medlemmer protest mod denne tilgang, herunder mig selv.
  • Jeg mente ikke der på punktet var lagt op til drøftelser men kun vedtagelse. Jeg havde ikke forventet rettelser men en udskydelse/genbehandling af koncernfælles forretningsorden. Formanden beskyldte mig for at være uforberedt, såfremt jeg ikke konkret på stedet kunne komme med forslag/ændringer
  • Efter der var blevet lavet rettelser/revideret i flere punkter, skred formanden til afstemning. Dette skete til trods for jeg ikke var færdig med at ytre mig angående forretningsorden, og nævnte specifikt punkt 4.13.
    Dette overhørte formanden. Næstformanden gjorde dog opmærksom på jeg bad om ordet. Jeg opgav dog, grundet stemningen i lokalet, samt tidsrammen for mødet var overskredet.
  • Det er oplyst i referat at jeg skulle bedt om at få følgende til referat: ”Forbrugerrepræsentant Rasmus Visby ønskede at få ført til referat, at han ikke var enig i, at forretningsordenen kunne sendes til afstemning.”
    Dette er ikke korrekt gengivet. Jeg bad om at få til referat at præmissen for punktet var ”at følge Formanden og direktionen indstilling om at bestyrelsen vedtog det fremlagte forslag til koncernfælles forretningsorden.” ikke var det som fandt sted. Der er i punkt 2 ikke lagt op ændringer i plenum og lignende.
    Det er min opfattelse at vedtagelsen af forslag til koncernfælles forretningsorden dermed burde have været sendt til genbehandling. Evt. med nedsættelse af et udvalg som skulle varetage opgaven.

Punkt 4

Punkt 4 viser i praksis, det ikke er muligt uden bestyrelsens godkendelse og/eller flertal at få indblik for de enkelte bestyrelsesmedlemmer i helt relevante emner.

En praksis som blev fastsat i forretningsordens punkt 4.13.

Punkt 5

Tavshedpligt pålagt

Punkt 6

Her er i referat og forhandlingsprotokol (som tilsyneladende er det samme), intet refereret.
Dog kan jeg oplyse at der blev drøftet bestyrelsens samarbejde. Og skal her præcisere at Lars Ole Skovgaard Larsen lagde stor vægt på
”Jeg tror vi får et godt samarbejde, hvis vi alle vil, og vi alle går ind i arbejdet
for i fælleskab at sikre en sund og god forsyning.”. Hvilket jeg klart opfattede som der ikke skulle være kritiske spørgsmål, som tilsyneladende ville blokere et godt samarbejde.

Punkt 8

Følgende oplysning er indskrevet i referatet:

Korrektion:
Et bestyrelsesmedlem udtrådte af bestyrelserne i Hillerød Vand A/S og Hillerød Spildevand A/S i umiddelbar forlængelse af bestyrelsesmødet den 10. februar 2022, hvorfor adgangen til at godkende bestyrelsesprotokollen ikke er sket via det digitale system, der sædvanligvis benyttes, jf. forretningsordenens punkt 9.3.
Vedkommende har på denne baggrund fået tilsendt materialet via en sikker forbindelse og har fået forlænget fristen for godkendelse af eller indsigelser til protokollen i overensstemmelse med forretningsordenens punkt 9.3 og 9.4. Vedkommende er ikke vendt tilbage med underskrift af eller indsigelser til protokollen.
Da bestyrelsesmødet er afholdt som enhedsbestyrelsesmøde, protokolleres ovenstående i alle selskaber.

Protest

Jeg kan på ingen måde genkende det beskrevne, som jeg ser som groft manipuleret og på ingen måde i overensstemmelse med de faktiske forhold. Jeg er ikke bekendt med om bestyrelsen har godkendt denne korrektion digitalt.

Kommentar

Det er vigtigt her at præcisere at alle medlemmerne af bestyrelsen udover forbrugerrepræsentanter og medarbejdere, er byrådspolitikere hvor nogle har siddet i byrådet sammen i adskillige år. Dette prægede kulturen og stemningen til mødet.

Formanden var overfor min person hård, ekskluderende og irettesættende. Det er også offentligt kendt at han ikke ønskede min person i bestyrelsen.

Mødet havde en varighed på 3 timer og 20 minutter, hvilket jo afspejler der har været lange drøftelser. Disse drøftelser fremgår ikke af protokol over forhandlingerne. Jeg er derfor af den opfattelse at Selskabsloven § 128 ikke er overholdt, og mødet ikke er behørigt dokumenteret.

Jeg har over flere omgange haft rettet henvendelse til Erhvervsstyrelsen omkring forhold blandt andet ved afviklingen af bestyrelsesmødet, som også vil modtage kopi af denne indsigelse.

Jeg valgte dagen efter at trække mig fra bestyrelsen, dels pga. jeg ikke kan varetage mit hverv i forhold til Selskabsloven § 115. Men også af hensyn til dårligt samarbejdsklima, særligt pga. formanden og direktøren.

Rasmus Visby
Hillerød 16. marts 2022